Документооборот

Одно рекламное размещение тянет за собой набор документов: договор, по которому регистрируется креатив, акт с суммами, разаллокацию с распределением по креативам. Каждый из них нужен не только бухгалтерии, по ним реестр сводит цепочку и считает рекламный сбор.

Когда документы лежат в переписке, а публикации в другом месте, связь между ними существует только в голове исполнителя. При разборе расхождения в отчётности это оборачивается поиском по чатам.

Что связывается с чем

Договор → креативы. Токен erid привязан к паре «креатив + изначальный договор». Не видя, какой договор у какой публикации, невозможно понять, почему цепочка не сошлась.

Акт → разаллокация → креативы и площадки. Сумма акта распределяется по изначальным договорам, а внутри, по конкретным креативам. Правило вложенности жёсткое: сумма разаллокаций не больше суммы акта, статистика по креативам, не больше суммы пункта.

Документы → сроки. Акт подаётся до 30-го числа месяца, следующего за месяцем подписания. Пропустить его проще всего тогда, когда неясно, какие акты уже подписаны, а какие ещё нет.

Что даёт хранение в одном месте

Документы лежат рядом с публикациями и контрагентами, к которым относятся. Файлы можно передавать на согласование, не пересылая их отдельно и не теряя версии.

Практический эффект простой: когда в отчётности возникает расхождение, вы смотрите на связанные документы, а не восстанавливаете картину по переписке.

Чего это не заменяет

Хранение файлов не отменяет требований к их содержанию. Реквизиты должны совпадать у всех участников цепочки посимвольно, а исправлять уже поданный документ нужно как тот же объект: повторная загрузка «копии с правками» создаёт дубль, по которому реестр начислит рекламный сбор ещё раз.